为认真收集整理和保管好基金会组织档案，维护武汉纺织大学教育发展基金会（以下简称：校基金会）组织档案的完整，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为校基金会的各项工作服务，结合校基金会的实际情况，特制定本办法。

第一章 归档范围

第一条 凡是反映校基金会工作、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。主要以下几类：

1、校基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

2、校基金会理事会形成的文件材料；

3、校捐赠方面的文件材料（含捐赠协议、清单、联系函件等）；

4、校基金会制度体系、会议纪要、内部发文（包含基金会负责人批示后的各项工作流程、决定等）；

5、校基金会有效证照、证件、印章；

6、具有法律效力及保存价值的文件；

7、校基金会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等；

8、校基金会获得的社会荣誉资料。

第二条 与校基金会有关的电子版资料、文件等，要在校基金会办公电脑中按密级分类存放。

第三条 其他有必要归档管理的资料，如声像形式记录下来的对校基金会工作产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等，要交由专人或专门机构存放保管。

第二章 立卷归档要求

第四条 校基金会应设专人即时做好档案归档分类保管。归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；

3、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

4、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；

5、按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目；

6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第五条 财务档案由武汉纺织大学财务处代管。

第三章 档案保管期限

第六条 文书档案的保管期限定为永久、定期30年和定期10年三种。

第七条 确定档案保管期限的原则

1、凡是反映校基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对校基金会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管；

2、凡是反映校基金会一般活动，在较长期时间内对校基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；

3、凡是在较短时间内对校基金会工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第四章 档案保密级别

第八条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，基金会负责人核定密级；

第九条 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经负责人及分管领导批准；

第十条 对已到保密期限的档案要请分管领导和负责人鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

第五章 档案的借阅

第十一条 因工作需要，借阅校基金会档案需到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

第十二条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第十三条 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经校基金会负责人批准。

第十四条 有密级的档案调阅、复制时均需校基金会负责人批准。

第十五条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第十六条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按校基金会有关保密规定办理。

第六章 电脑档案的管理

第十七条 办公室人员使用的电脑必须指定专门的区域存放校基金会相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十八条 校基金会综合事务办公室定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第十九条 档案鉴定工作由校基金会负责人主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第二十条 档案材料鉴定小组审定，并经分管领导批准后，方可销毁。

第二十一条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第八章 附则

第二十二条 本办法自校基金会理事会通过之日起执行，由校基金会秘书处负责解释。